- Client
- SMFS, Société de Médecine Familiale de Sousse
- Événement
- 13ᵉ Congrès de la SMFS et 2ᵉ Rencontre Tuniso-Européenne en Médecine Familiale, du 24 au 26 octobre 2024, à Sousse
- Solution
- Gestion événementielle tout-en-un sur Odoo 18 Community
- Périmètre
- Inscriptions, paiements, présences, abstracts, certificats, site web, sondages, reporting
- Temps de lecture
- 5 min
Du 24 au 26 octobre 2024, Sousse a accueilli un événement scientifique de grande envergure : le 13ème Congrès de la Société de Médecine Familiale de Sousse (SMFS), sous la présidence de Dr Chiraz Dorsaf Makni, et la 2ème Rencontre Tuniso-Européenne en Médecine Familiale.
Cet événement a marqué une avancée dans le domaine de la médecine familiale, tout en montrant ce que la digitalisation apporte à l’organisation d’événements complexes.
Les défis organisationnels d’un événement scientifique
Un congrès scientifique exige une planification minutieuse et une coordination sans faille. Parmi les défis rencontrés :
- la gestion simultanée des inscriptions, paiements et présences des participants
- la coordination des conférenciers et des soumissions d’abstracts
- la création et l’automatisation des documents essentiels : badges, certificats de participation, rapports
- la centralisation des données pour une analyse post-événement efficace
Ces enjeux ont été relevés grâce à la collaboration entre la SMFS et BIZUP, qui a fourni une solution digitale clé en main adaptée à l’événement.
La solution BIZUP : un outil tout-en-un pour les sociétés savantes
BIZUP a déployé une solution complète, conçue pour répondre aux besoins des associations médicales et des sociétés savantes. Voici ce qui a fait la différence.
Gestion simplifiée
- une plateforme intuitive pour les inscriptions en ligne, avec suivi des paiements en temps réel
- l’automatisation de la création et de l’envoi des badges personnalisés et des certificats de participation par email
- un système de check-in/check-out par lecture de QR codes pour une gestion fluide des présences
Coordination des conférenciers
- un espace dédié à la soumission et au suivi des abstracts, de leur évaluation à leur validation finale
- la génération automatique des certificats pour les orateurs et les présentations acceptées (communications orales ou e-posters)
- une gestion centralisée pour intégrer simplement les abstracts à l’agenda du congrès
Digitalisation et visibilité accrues
- un site web dédié pour présenter le congrès et son agenda, avec des inscriptions fluides et des options de paiement en ligne
- un espace blog pour publier des actualités et des retours post-événement
- des outils intégrés pour collecter les retours des participants via des sondages en ligne, pour une évaluation en temps réel
Analyse et reporting
- des tableaux de bord pour un suivi précis : participation, paiements, soumissions…
- des rapports personnalisés pour une vision claire des performances et des points à améliorer
Un événement couronné de succès
Grâce à la digitalisation opérée par BIZUP, le 13ème Congrès de la SMFS a été un véritable succès. Les organisateurs ont salué l’efficacité, la fluidité et la précision de la gestion assurée par notre solution.
Les participants ont bénéficié d’une expérience conviviale, moderne et adaptée à leurs attentes. Cette collaboration illustre comment la technologie peut transformer les défis organisationnels en opportunités d’innovation. Retrouvez le projet dans nos références.
Un grand merci à la SMFS
Nous adressons nos plus sincères remerciements à Dr Chiraz Dorsaf Makni, présidente de la SMFS, pour sa confiance en notre solution. BIZUP est fier de contribuer à la réussite des sociétés savantes à travers des solutions qui simplifient la gestion des événements tout en assurant un impact durable.
Questions fréquentes
Que peut gérer la plateforme pour un congrès ?
Les inscriptions en ligne avec paiements, les présences par QR code, les badges et certificats, la soumission et l’évaluation des abstracts, un site web dédié, des sondages et des tableaux de bord de reporting.
Comment les abstracts sont-ils traités ?
Via un espace dédié : soumission, suivi, évaluation et validation finale, puis intégration à l’agenda du congrès. Des certificats sont générés automatiquement pour les orateurs dont la communication orale ou l’e-poster est accepté.
Comment fonctionnent les certificats et les badges ?
Ils sont créés automatiquement et envoyés par email, ce qui supprime la saisie manuelle pour les organisateurs.
La solution convient-elle à d’autres événements ?
Oui. Elle a été conçue pour les associations médicales et les sociétés savantes, et s’adapte à des conférences, ateliers ou congrès.
Pour aller plus loin
Vous souhaitez digitaliser vos événements ?
Contactez-nous pour découvrir comment notre solution peut transformer vos conférences, ateliers ou congrès en expériences mémorables et parfaitement organisées.